Nye Vei og Anlegg AS:
– God kommunikasjon er det viktigste for kundene.
En enkel mobil-app er livbøyen som lar kundekonsulenten Anja Moen holde hodet over vann når oppdragene renner inn for Nye Vei og Anlegg.
Tekst og Foto: Jamieson Pothecary / Plussfire Media
Xsale effektiviserer arbeidsdagen min og sparer meg for mye tid.
– Jeg og mannen min har designet, bygget, og innredet alt sammen. Jeg er interessert i design og liker å ha det fint rundt meg. Her trives vi godt i vår egen private oase.
Det er en nydelig varm sommerdag. Utearealet til Anja Moen kunne sklidd rett inn i et hvilket som helst interiørmagasin. Som nyansatt kundekonsulent hos Nye Vei og Anlegg AS, har det å være kreativ med et godt øye for hvordan man skaper et vellykket uteareal blitt en viktig del av arbeidsdagen.
– Kundene er ofte skråsikre på at de har den ferdig løsningen klar allerede. Men det er ofte mye de ikke har tenkt på, forteller Anja.
For Nye Vei og Anlegg AS, er målet alltid å finne den beste løsningen i forhold til kundens behov.
– Én kunde skulle legge skiferstein utenfor inngangen, og det var fall i bakken. De var skråsikker på at de trengte en støttemur, men vi foreslo at steinene skulle helle vekk fra huset for bedre dreneringen. De lot seg overtale. Det ble en mye penere løsning, kunden var kjempefornøyd og sparte mye penger.
Essensielt verktøy
Vår og sommer er høysesong for utearbeid, og for anleggsfirmaet har oppdragene stått i kø siden oppstart i høsten 2020.
– Etterspørselen har eksplodert. I disse corona-tider der mange ikke får reist på ferie, har folk fått ekstra fokus på å ha det fint hjemme, opplyser Anja.
Som kundekonsulent står Anja på frontlinjen som kontaktperson fra den første henvendelsen til jobben er ferdig utført.
– En typisk arbeidsdag er at jeg starter med å oppdatere meg på mail og henvendelser. Mange kommer på ønsker og endringer på kvelden når de ikke er på jobb. Innboksen er alltid full, og alt må besvares. Deretter skriver jeg tilbud før jeg drar ut på dagens første befaringer på formiddagen. Det går i ett for å si det mildt!
Å være kontaktperson gjennom hele kundereisen er en krevende oppgave selv for den erfarne kundekonsulenten. For Anja har det å ha CRM-systemet Xsale i ryggen vært avgjørende for å holde kontroll på kommunikasjon og logistikk.
Ubegrenset informasjon
– Jeg har erfaringer fra CRM-systemer fra tidligere, men har aldri skjønt at et slikt system kan brukes så fordelaktig og i så stor grad som med Xsale, forteller Anja.
Ute på befaring er det kun mobiltelefon som gjelder for Anja. Gjennom Xsale-appen registrer hun alt direkte i CRM-systemet.
– Xsale har ingen begrensning på hvor mye informasjon som kan registreres, og det utnytter jeg til det fulle. For eksempel tar jeg bilder på alle befaringer og legger inn i jobben som referanse, sier Anja.
At en kunde legger inn ekstra bestillinger underveis er helt vanlig. Gjennom Xsale kan Anja enkelt hente opp mål og bilder, og utvide et tilbud uten å måtte reise på en ny befaring.
– Xsale effektiviserer arbeidsdagen min og sparer meg for mye tid, forteller Anja
Sentral kommunikasjon
Selv de minste jobbene kan involvere mange aktører på ulike steder. Xsale er blitt selve bindeleddet i kommunikasjonen for Nye Vei og Anlegg AS.
– Som kundekonsulent er jeg bufferen mellom kunden og fagfolkene som utfører jobben. Anleggsarbeiderne har ikke mulighet til å ta ansvar for kundekontakt, og jeg kan heller ikke plage de med hver minste detalj med muntlige beskjeder, forklarer Anja.
Ved å loggføre alt i Xsale kan de ansatte i feltet enkelt holde seg 100 prosent oppdatert på prosjektet til enhver tid.
– Slik unngår vi misforståelser, unødvendige kostnader og tidsforsinkelser, påpeker Anja.
La oss si at en kunde skulle sende en epost direkte til Anja – ja så har Xsale en smart løsning også der.
– Da er det bare et enkelt tastetrykk og mailadressen kopieres til Xsale. Når jeg da svarer kunden, blir alt automatisk lagt inn i systemet. Hele dialogen blir loggført, og jeg slipper å gå gjennom hele mailsystemet.
Kontaktinformasjonen på kunden er også bare et tastetrykk unna.
– Det er bare å åpne saken i Xsale, trykke på kundens telefonnummer og så ringer systemet kunden automatisk. Det er disse smarte løsningene som sparer meg for utrolig mye tid.
«Xsale gir oss et veldig ryddig og enkelt kundeforhold som eliminerer eventuelle misforståelser.»
Profesjonelle tilbudsmaler
– Det er utrolig viktig at et kundeforhold starter på riktig fot. Bransjen har et uheldig rykte på seg for mye uforutsigbarhet og for å være uberegnelig. Ting som å svare, komme til avtalt tid, og levere et proft og detaljert tilbud, opplever vi at kundene verdsetter høyt, opplyser Anja.
Gjennom Xsale har Nye Vei og Anlegg tilpasset tilbudsmaler etter type oppdrag med spesifiserte priser. Godkjenner kunden tilbudet, genereres det et kontrakt gjennom Xsale som kunden enkelt kan signere digitalt.
– Det gir oss et veldig ryddig og enkelt kundeforhold som eliminerer eventuelle misforståelser. Alt bør være spesifisert, hvis ikke blir kunden frustrert. De vil gjerne vite hva de betaler for.
Slik bidrar Xsale til at Nye Vei og Anlegg har blitt betraktet som en seriøs aktør i bransjen. Noe Anja har fått gode tilbakemeldinger på.
– Kundene er imponert over hvor proft og seriøst det ser ut. Jeg har hørt om noen som har fått tilbudet på SMS fra andre leverandører uspesifisert med bare totalsum. Slik kan man ikke operere, advarer Anja.
«Kundene er imponert over hvor proft og seriøst det ser ut.»
Kommunikasjon viktigst
Det er ikke til å unngå at bygg og anleggsbransjen er et mannsdominerte yrke, og det hender enkelte blir overrasket når en dame kommer på befaring.
– Jeg jobber opp mot kundene og merker lite til det. Jeg har fått noen kommentarer, og har blitt “testet” et par ganger på kunnskapen. Men jeg jeg er trygg på faget og synes det bare er moro. Skulle en kunde ha spesielle ønsker som krever en fagmann er vi selvsagt behjelpelig med det også.
Videre forklarer Anja at de aller fleste er mest opptatt at hun kommer til avtalt tid. Om kunden velger Nye Vei og Anlegg foran andre konkurrenter bestemmes ikke bare av pris.
– Kunden vil ha jobben profesjonelt utført til avtalt tid og pris med god kommunikasjon gjennom hele prosessen. Det prioriterer de aller høyest. Og med CRM-systemet Xsale i bånn, har vi alle forutsetninger for å lykkes.
Avtalene i Xsale er tettpakket fremover, men den neste befaringen for Anja er noen få skritt unna.
– Vi skal endelig få orden på gårdsplassen foran huset. Jeg er ikke i tvil hvem som er de riktige personene for jobben, og jeg kan være ganske kresen. Men jobben skal utføres riktig fra start, forklarer Anja før hun tar frem mobilen og målehjulet, og setter i gang med å loggføre oppdraget i Xsale.
«Kunden vil ha jobben profesjonelt utført til avtalt tid og pris med god kommunikasjon gjennom hele prosessen. Det prioriterer de aller høyest. Og med CRM-systemet Xsale i bånn, har vi alle forutsetninger for å lykkes»
