Johnet
– Jobb smartere!
Nettverk, PC og smarttelefon er på plass, som vel er alt man trenger for å drive en moderne og digitalisert forretning? Arbeidsverktøy er én ting, men vet du egentlig hva slags muligheter som finnes i systemene dine og hvordan de kan effektivisere arbeidshverdagen din?
Tekst og Foto: Jamieson Pothecary / Plussfire Media
Først når en bedrift har forståelse for hvordan systemene henger sammen og bør snakke sammen, og i tillegg har en forretningsforståelse på hvordan dette fordelaktig kan utnyttes, blir det #smartarbeid.»
– Vi har mange eksempler på kunder som forteller om hvordan arbeidsdagen deres ble revolusjonert da vi fortalte om mulighetene som ligger i systemene deres, sier senior IT-konsulent i Johnet AS, Robert Aaslund Langerud.
I dag kreves det vanvittig mye tid for å holde seg oppdatert. Teknologiutviklingen går i et rasende tempo, og for mange bedrifter er det krevende å følge med. Hektiske arbeidsdager gjør at opplæring på funksjonaliteten i datasystemene ofte blir nedprioritert, og mulighetene bak systemene utnyttes ikke fullt ut. En gjentagende problemstilling, ifølge Langerud.
– Mange bedrifter snakker om digitalisering. Vi sier heller digital transformasjon. Det vil si å finne nye måter å drive forretninger på, utnytte ressursene og automatisere de manuelle rutinene man har i dag, forteller Langerud.
Som IT-spesialister på driftsstøtte og rådgivning, har Johnet tatt på seg ansvaret med å informere kundene om de mulighetene som finnes, til et nytt nivå. Å ha oppdatert utstyr er bare starten.
– Når arbeidsverktøyene først er på plass, må kunnskapen komme på plass, påpeker Langerud.
Ved å sette ressurser på å bygge kompetanse, kan bedriftene oppdage mulighetene i datasystemet og effektivisere arbeidshverdagen – som igjen øker kompetanse.
– Når alt det er på plass, først da blir det effektivt. Det er det vi kaller for «Smart arbeid».
#Smartarbeid
For omlag et år siden lanserte Johnet IT-konseptet #smartarbeid. Ved å se på arbeidsverktøyene, systemene, kompetansen og kommunikasjonen som én enhet, ønsker Johnet å skape en effektiv arbeidshverdag, med riktig fokus på faktiske arbeidsoppgaver.
– Automatisering betyr ikke å fjerne ting, det handler om hvordan man enklere kan utnytte ressursene og gjøre jobben med færrest mulig tastetrykk, hevder Langerud.
Koronakrisen har fremskyndet tankesettet i næringslivet. Langerud er imponert over hvordan det norske folk har tatt imot den nye, digitale arbeidshverdagen, men sier at mange ikke er klar over hva slags muligheter som ligger i systemene de bruker.
– I Teams for eksempel, finnes det uendelig mange muligheter mange ikke er klar over. Arbeidstakerne bruker programmet ofte kun til videomøter, og setter seg ikke inn i funksjonaliteten og mulighetene. Chat-funksjonen, dokumentdeling og opptak, og de andre tilhørende programmene man har tilgjengelig er funksjoner som ofte ikke blir brukt, mener Langerud.
Uten tilstrekkelig kunnskap om systemene går mange bedrifter glipp av muligheter for en enklere og mer effektiv arbeidshverdag.
– Man kan ikke bare selge lisenser. Produkter, systemer og kunnskap må henge sammen, forteller Langerud.
Kommunikasjonsflyten
Ulike systemer som ikke samarbeider betyr dobbeltarbeid. Med forskjellige systemer for økonomi, logistikk, support, en webbutikk og SuperOffice som CRM-system, oppdaget Johnet at de selv hadde et sterkt behov for effektivisering.
– Kommunikasjonen mellom systemene var enten for dårlig, eller ikke-eksisterende, med mange tidkrevende manuelle rutiner, forteller Langerud.
Med jevn omsetningsøkning siden oppstart i 1988, ønsket Johnet å finne et felles CRM-system for å effektivisere IT-bedriften, utnytte eksisterende ressurser, men samtidig fortsette veksttrenden.
– Da hadde vi ikke noe valg. Systemene måtte kommunisere sammen, og da måtte de oppgraderes, forteller Langerud.
Høsten 2020 tok Johnet i bruk CRM-systemet Xsale. Det ble en smidig overgang, og Johnet merket raskt fordelene ved å ha et «alt-i-ett-system».
«Det er tiden mellom møtene som skaper forretning ut av de gode idéene.»
Effektivisering
Xsale-integrasjonen ga Johnet ikke bare en helt ny og effektiv arbeidshverdag, men også full oversikt over tidsforbruket.
– Før visste vi ikke hva konsulentene på driftssenteret brukte tid på. Uten innsikt hadde vi ikke mulighet til å analyse tidsforbruket, forteller Langerud.
Med timeregistering i Xsale kan vi i Johnet nå måle effektiviteten på konsulentene, og iverksette tiltak for å forbedre hverdagen for de ansatte.
– Nå registreres all aktiviteten på et kundekort, med totaloversikt på support, leads-, support- og salgsoppfølging, og ordrehistorikk. Slik sikrer vi tilstrekkelig kompetanse til enhver tid, på de riktige områdene, og kundene møter et mer profesjonelt og effektivt serviceteam med komplett oversikt, opplyser Langerud.
Faktureringen, som tidligere var meget omstendelig, ble også betydelig forenklet. I tillegg til enkelt fakturering, brukes også Xsale til abonnementsfakturering og som ordregrunnlag for periodiserte fakturaer.
– Xsale har fjernet mange ledd i systemet og sparer oss for enormt mye tid, kontra det vi brukte før. Timene ble manuelt tatt ut i et datasystem, godkjent manuelt, logget manuelt, så fakturert. Nå sitter vi og klikker bare «OK» og kundene faktureres automatisk gjennom Visma, som er sømløst integrert i systemet, slår Langerud fast.
«Man kan ikke bare selge lisenser. Produkter, systemer og kunnskap må henge sammen.»
Skreddersydd CRM-system
Nærhet var et viktig element da valget falt på Xsale. At CRM-systemet utvikles lokalt av norske utviklere, forenkler muligheten for å raskere kunne skreddersy systemet etter behov. Dette har gitt IT-spesialistene eierskap til systemet, noe som er nærmest umulig med store, utenlandske systemer.
– Vipps for eksempel, omtales som kjempesvært i Norge, med i overkant av et par millioner brukere. Mens Alipay og Alibaba har en halv milliard brukere. Hvem tror du vil bli prioritert når vi skal lage betalingsløsninger integrert i kassasystemet vårt? I hvert fall ikke vi, poengterer Langerud.
Ved å kunne være med på innføring av Xsale fra start, og å kunne skreddersy systemet etter bedriftens behov, unngikk Johnet å implementere nok et system som ikke ga effekt.
– Det er morgendagens utfordring vi skal løse, ikke dagens. Skulle vi ha alt som før, hadde vi ikke hatt behov for å bytte system. Xsale har vært flinke til å lytte til hvilken vei vi ønsker å gå, forteller Langerud.
Riktig fokus
Selv om Johnet er en relativ liten bedrift med kun 18 ansatte, har Johnet en landsdekkende kundebase. Et CRM-system som gir totaloversikt er helt avgjørende.
– I fjor sommer leverte vi et kassasystem på toppen av Fannaråki med helikopter. Det stilles et enormt krav til kommunikasjon når vi har prosjekter over hele landet. Et skybasert CRM-system gjør at vi hele tiden kan være oppdatert, selv på toppen av et fjell, sier Langerud engasjert.
Med Smart arbeid-konseptet ønsker Johnet å skape en arbeidshverdag med riktig fokus på faktiske arbeidsoppgaver, med mobilitet, kommunikasjon og samhandlingsmuligheter i grupper.
– De gode idéene kommer ofte i samtaler og i møter. Men det er tiden mellom møtene som skaper forretning ut av de gode idéene. Å effektivisere tiden mellom møtene selv når man er på mange ulike lokasjoner med ulike enheter, er det vi prøver å ha fokus på, forteller Langerud.
For Johnet er Xsale helt i tråd med Smart arbeid-satsingen. CRM-systemet har allerede, på den korte tiden systemet har vært oppe, effektivisert bedriften og spart betraktelig med tid. Langerud ser frem til å kunne automatisere bedriften i enda større grad.
– Det er ikke mye som skal til for å bli smartere. Først når en bedrift har forståelse for hvordan systemene henger sammen og bør snakke sammen, og i tillegg har en forretningsforståelse på hvordan dette fordelaktig kan utnyttes, blir det #smartarbeid, avslutter Langerud.
